يصلح لأي نشاط Works for any industry
معرفة · الأرشيف نظام سحابي لأرشفة مستندات وتراخيص وعقود منشأتك، ومتابعة تواريخ انتهائها قبل ما تفوت — لأي نوع نشاط:
🏥 عيادات ومراكز طبية
🦷 معامل أسنان
🚗 مراكز صيانة سيارات
💊 شركات مكملات غذائية
🧵 مصانع ملابس
Any industry: A cloud system to archive your organization’s documents, licenses and contracts, and track their expiry dates before they lapse — for clinics, dental labs, auto centers, supplements companies, garment factories and more.
١) البدء وإنشاء حساب التجربة Getting started & free trial
- افتح رابط البرنامج: softhub-archive.netlify.app.
- اضغط «أنشئ حساباً جديداً · Create new account».
- اكتب اسمك + اسم المنشأة + اختر نوع النشاط + بريدك + كلمة مرور (٨ أحرف على الأقل).
- هتتفتحلك مساحة عمل مستقلة تمامًا لمنشأتك فورًا — تجربة مجانية ١٤ يومًا.
💡 اختيار نوع النشاط بيضبط تلقائيًا المستندات والتراخيص وتصنيفات المخزن المناسبة لنشاطك. حسابك الأول يكون «مدير» بكل الصلاحيات.
Getting started: Open the app → “Create new account” → enter your name, organization name, pick your activity type, email and a password (8+ chars) → your fully isolated workspace opens with a 14-day free trial. Choosing the activity auto-configures the relevant documents, licenses and warehouse categories.
٢) اللغة والتوقيت Language & time
البرنامج ثنائي اللغة بالكامل (عربي/English) — شاشة الدخول وكل الواجهة باللغتين، وكل التواريخ تظهر بتوقيتك المحلي.
Language: Fully bilingual (Arabic/English) throughout; all timestamps show in your local timezone.
٣) لوحة التحكم والتنبيهات Dashboard & alerts
ملخص فوري لمنشأتك: عدد الجهات، إجمالي المستندات القريبة من الانتهاء والمنتهية، والمواعيد القانونية القادمة والفائتة. الأرقام محسوبة على مستوى قاعدة البيانات لتحميل سريع ودقيق.
Dashboard: A live overview — number of entities, total expiring/expired documents, and upcoming/overdue legal deadlines. Counts are computed in the database for fast, accurate loading.
٤) الشركات والجهات Companies & entities
- أضف الشركات/الفروع اللي بتديرها، لكل واحدة كود ورقم ترخيص وبيانات تواصل.
- افتح أرشيف أي شركة لتشوف مستنداتها مقسّمة: أرشيف عام، أرشيف قانوني، مخزن.
- سجّل الكوادر والجهات المرتبطة (أطباء/فنيون/أجهزة/شركات متعاقدة/قضايا...) حسب نشاطك.
Companies: Add the companies/branches you manage (each with a code, license no., and contacts). Open a company’s archive to see its documents split into General, Legal and Warehouse sections, and register related entities per your activity.
٥) أرشفة المستندات والتراخيص Archiving documents & licenses
- افتح البند المطلوب (رخصة، عقد، شهادة، تأمين...) وسجّل رقمه المرجعي وتاريخ الإصدار والانتهاء.
- ارفع صور/PDF المستند — يدعم أسماء الملفات العربية ويحتفظ بكل الإصدارات.
- يمكن تسجيل أكثر من إدخال لنفس البند (مثلاً عقدين) مع اسم مميّز لكل إدخال.
- صفحة «كل المستندات» تجمع كل مستندات الشركة في جدول واحد قابل للبحث.
💡 البرنامج بينبّهك تلقائيًا على المستندات القريبة من الانتهاء (خلال ٦٠ يوم) والمنتهية — فمفيش ترخيص بيفوتك.
Documents: Open an item (license, contract, certificate, insurance…), record its reference no., issue and expiry dates, and upload images/PDFs (Arabic filenames supported, all versions kept). Multiple entries per item are allowed, and an “All Documents” page gathers everything in one searchable table with automatic expiry alerts.
٦) قسم المخزن Warehouse module
- لكل شركة مخزن أصناف — النظام بيجهّزلك تصنيفات جاهزة تناسب نشاطك (تقدر تضيف/تعدّل/ترتّب).
- سجّل حركات استلام/صرف لكل صنف، والرصيد بيتحسب تلقائيًا (استلام − صرف).
- ارفق مستندات لأي صنف أو حركة، وأرشِف الأصناف القديمة (إخفاء ناعم بدون حذف).
Warehouse: Each company has an inventory with ready-made categories fitting its activity (add/rename/reorder). Record in/out movements (balance auto-computed), attach documents to items or movements, and soft-archive old items.
٧) الصلاحيات (شركة × قسم) Company × Section permissions
- من «المستخدمون» تحدّد لكل موظف — لكل شركة على حدة — الأقسام المسموح له بها: عام / قانوني / مخزن.
- مصفوفة صلاحيات بخانات اختيار و«تحديد الكل» لكل قسم — تحكّم دقيق بدل دور عام واحد.
- الموظف الجديد يقدر يطلب الشركات اللي محتاجها عند التسجيل، والمدير يراجع ويوافق.
- حذف/استرجاع الموظفين «ناعم»: إيقاف + سحب الصلاحيات مع الحفاظ الكامل على البيانات.
Permissions: For each employee you set, per company, which sections they may access (General / Legal / Warehouse) via a matrix with per-section “select all”. New users can request companies on sign-up for admin approval. Remove/restore users is a reversible soft action that preserves all data.
٨) سجل التغييرات وتتبّع الموظفين Change history & employee tracking
لكل مستند سجل يوضّح مين غيّر، إمتى، وكل حقل اتغيّر من قيمة لقيمة — يُلتقط تلقائيًا على مستوى قاعدة البيانات. وفي صفحة التدقيق تقدر تختار موظف وتشوف كل تعديلاته بالتفصيل على أي شركة.
Audit trail: Every record keeps a who/when/what history (field old→new), captured at the database level. In the audit page you can pick an employee and review every change they made across companies.
٩) التصدير والتحديث التلقائي Export & auto-update
صدّر مستندات أي شركة إلى Excel/CSV بضغطة. والواجهة بتحدّث نفسها تلقائيًا عند صدور نسخة جديدة — من غير ما تعمل أي حاجة.
Export & updates: Export a company’s records to Excel/CSV in one click. The app auto-updates itself when a new version is released.
١٠) الدعم والمساعدة Support
لأي استفسار أو مساعدة، تواصل معنا على واتساب مباشرةً:
Support: For any question, contact us directly on WhatsApp: +971 50 100 2876.